EL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE EXTREMADURA

Sea notorio a todos los ciudadanos que la Asamblea de Extremadura ha aprobado y yo, en nombre del Rey, de conformidad con lo establecido en el artículo 49.1 del Estatuto de Autonomía, vengo a promulgar la siguiente Ley.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

En virtud de lo dispuesto en el artículo 44 de la Constitución se establece la obligación de los poderes públicos de promover y tutelar el acceso a la cultura de todos los ciudadanos, así como promover también la ciencia y la investigación científica en beneficio del interés general. Teniendo presente, a este respecto, que las Administraciones han asumido la existencia de los archivos como un órgano más de su organización y como un resorte básico de los diversos servicios culturales que ofrecen a los ciudadanos, la Comunidad Autónoma de Extremadura considera, de igual forma, que los archivos son instituciones al servicio de la cultura, la ciencia y la investigación científica.

Asimismo, en el artículo 149.1 de la Constitución española, y sin perjuicio de lo que establece el apartado 28 de dicho precepto, la Comunidad Autónoma de Extremadura, de acuerdo a los artículos 7.1.12 y 9.5 de su mandato estatutario, tiene la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad no estatal de interés para la Comunidad y la competencia ejecutiva de la gestión de los archivos de titularidad estatal que no se reserve el Estado.

La Junta de Extremadura ha realizado actuaciones puntuales tendentes a resolver algunas necesidades perentorias. Por Decreto 23/1987, de 7 de abril, se creó el Archivo General de Extremadura. Asimismo, por Ley 6/1997, de 29 de mayo, se aprobó la Ley de Bibliotecas y por la Ley 2/1999, de 29 de marzo, de Patrimonio Histórico y Cultural de Extremadura en su título VI se regula el Patrimonio Documental y el Bibliográfico.

Dado que la Ley 2/1999, de 29 de marzo, no contempla la creación de un sistema archivístico, es pertinente proceder a dotar a la Comunidad Autónoma de Extremadura de un marco legal que permita articular la integración de los archivos extremeños en un sistema, con el fin de planificar y coordinar su organización, actividades y servicios.

La presente Ley surge con tres objetivos, coincidentes con tres principios constitucionales básicos: impulsar la eficacia en las administraciones públicas; favorecer el derecho de acceso de las personas a los archivos y registros administrativos; salvaguardar el patrimonio documental.

El principio de eficacia en la gestión administrativa, aparece recogido en el artículo 103.1 de la Constitución española. De acuerdo a este precepto, la Ley de Archivos y Patrimonio documental de Extremadura contempla los archivos como una parte activa de las administraciones públicas, incardinándolos en la gestión administrativa, con el objetivo de facilitar las actuaciones de sus órganos y, de esta forma, simplificar, racionalizar y mejorar la calidad de los servicios.

El derecho de acceso a la información (recogido en el artículo 105.b de la Constitución) es el segundo objetivo del texto legal presentado. La Ley favorece y garantiza el derecho de todas las personas a conocer, de manera clara y fehaciente, las actuaciones que directamente les atañen o interesan, de acuerdo a los principios de transparencia administrativa. Se trata de un derecho fundamental en una sociedad democrática, pues su ejercicio favorece la participación ciudadana y fortalece los principios de seguridad jurídica y publicidad en la gestión de los asuntos públicos.

La conservación, protección y difusión del Patrimonio Documental extremeño es el tercer principio constitucional, reflejado en el artículo 46 de la Carta Magna, sobre el que se asienta la Ley. Los archivos y el patrimonio documental son elementos fundamentales de la cultura y garantizan la preservación de la memoria histórica, favoreciendo la cohesión, integración y unidad de una sociedad democrática. En este contexto el archivo se presenta como un servicio público, para investigadores e interesados, que permita el avance de la investigación científica.

La Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura se ha estructurado en un título preliminar y tres títulos. Las prescripciones de la Ley pretenden vertebrar el Sistema Archivístico de Extremadura y aportar una serie de elementos para la modernización de la Administración y los archivos, impulsando la transparencia en relación con la propia gestión, la economía y la eficacia archivística, haciendo compatibles las garantías de protección de derechos y bienes con el acceso de las personas a los fondos documentales, sean administrativos o históricos, públicos o privados. Todo ello sin perjuicio de la protección, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Extremadura y el establecimiento del correspondiente régimen sancionador.

En el Título Preliminar se especifica el objeto de la presente Ley y su ámbito de aplicación. Se hace especial referencia a la creación de un sistema en el que puedan integrarse los archivos extremeños y su repercusión en la gestión administrativa.

El Título I se dedica al Patrimonio Documental de Extremadura. Se divide en tres Capítulos. En el I se define el documento y se especifican los que integran los archivos. Se define el concepto de archivo público y se hace hincapié en los documentos que integran el Patrimonio documental de Extremadura y forman parte del Sistema Archivístico de Extremadura. En el Capítulo II se describen las obligaciones de conservación y defensa del patrimonio documental por parte de los titulares de los Archivos y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura, las medidas de garantía necesarias para su conservación, se establece cómo debe ser la salida y reintegración de documentos y la necesidad de elaboración de un Censo de Archivos, gestionado por la Consejería de Cultura. En el Capítulo III se establecen los criterios de acceso y difusión del Patrimonio documental. El acceso a la consulta de documentos conservados en los archivos públicos será libre y gratuito, sin perjuicio de las restricciones legales que afecten a los documentos. La Consejería de Cultura establecerá las medidas de difusión del patrimonio documental y la Junta de Extremadura promoverá el uso de las nuevas tecnologías en el tratamiento, gestión y difusión de documentos.

En el Título II se describe el Sistema Archivístico de Extremadura. Se divide en cinco capítulos. En el I se define el Sistema Archivístico de Extremadura y su composición. En el Capítulo II se describen los órganos que forman parte del mismo destacando sus funciones de planificación por parte de la Consejería de Cultura, de consulta y asesoramiento por parte del Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos y de asesoramiento en las cuestiones relativas a la eliminación o conservación permanente de la documentación por parte de la Comisión General de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos.

En el Capítulo III se describen los centros de Archivos del Sistema Archivístico de Extremadura en el que actuará como cabecera del sistema el Archivo General de Extremadura dependiente de la Consejería de Cultura que ejercerá las funciones de archivo intermedio e histórico, y de los otros centros de Archivos del Sistema: el Archivo de la Asamblea de Extremadura, los Archivos de la Administración local, los de la Universidad Pública de Extremadura y los privados y cual es el procedimiento para que los centros de archivo de titularidad pública o privada puedan integrarse en el Sistema. En el Capítulo IV se describe la gestión de documentos de los Centros del Sistema, comenzando por las transferencias de los archivos de Gestión de las Consejerías a los archivos centrales, de los archivos centrales de las Consejerías al Archivo General de Extremadura etc. Se crea la Comisión de Valoración de Documentos de la Junta de Extremadura para establecer los criterios de valoración, conservación y eliminación de documentos. Se establecen los criterios de organización, conservación, transferencias y eliminación de documentos. En el Capítulo V se describe el Régimen del Sistema y se establece la obligación de organizar y conservar la documentación de los archivos del sistema que no sean de titularidad ni gestión de la Junta de Extremadura, sin perjuicio del cumplimiento de las normas, y se establecen las obligaciones y los derechos de los archivos integrados en el Sistema Archivístico de Extremadura.

En el Título III se regula el régimen sancionador derivado de las infracciones administrativas en materia de archivos y patrimonio documental.

TÍTULO PRELIMINAR

Artículo 1. Objeto.

El objeto de la presente Ley es la protección, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Extremadura, así como la creación y articulación del Sistema Archivístico de Extremadura, la regulación del régimen de organización y funcionamiento de sus archivos y del acceso de los ciudadanos a los mismos, así como el establecimiento del correspondiente régimen sancionador.

Igualmente, es objeto de la presente Ley el establecimiento y fijación de los derechos y obligaciones relativas al Patrimonio Documental, tanto de los ciudadanos como de los titulares de los archivos que formen parte del citado Sistema Archivístico.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

La presente Ley se aplicará a los órganos, centros y unidades administrativas que formen parte del Sistema Archivístico de Extremadura y a todos aquellos documentos que integren el Patrimonio Documental de Extremadura según lo dispuesto en la misma.

Los archivos de titularidad estatal cuya gestión haya sido transferida a la Comunidad Autónoma de Extremadura se regirán por la normativa estatal y por los convenios de gestión que, en relación con dichos archivos, se suscriban o se hayan suscrito entre el Estado y nuestra Comunidad, y que los restantes archivos de titularidad estatal, incluidos los integrados en el Sistema Archivístico de Extremadura, se regirán por la legislación estatal.

TÍTULO I

Del Patrimonio Documental de Extremadura

CAPÍTULO I

Conceptos Generales

Artículo 3. Patrimonio Documental de Extremadura.

El Patrimonio Documental de Extremadura forma parte del Patrimonio Documental Español y está constituido por todos los documentos que se declaren integrantes del mismo según la presente Ley.

Artículo 4. Contenido del Patrimonio Documental de Extremadura.

1. Integran el Patrimonio Documental de Extremadura:

a) Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público existente en Extremadura y en todo caso por:

Los órganos de gobierno y administración de la Comunidad Autónoma, así como su Administración Institucional.

La Asamblea de Extremadura.

Los órganos provinciales y municipales de la Administración Local.

Las Universidades y demás centros públicos de enseñanza que tengan su sede en Extremadura.

Las academias, consorcios, colegios profesionales y cámaras o cualquier otra institución o corporación de derecho público con domicilio en Extremadura.

b) Los documentos de cualquier época, con las excepciones que establezca la legislación del Estado que les afecte, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por:

Los órganos periféricos de la Administración General del Estado situados en Extremadura.

Los órganos de la Administración de Justicia radicados en Extremadura.

Las Notarías y los Registros Públicos de las provincias de Cáceres y Badajoz.

Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal en Extremadura.

Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal en Extremadura.

c) Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por personas privadas, físicas o jurídicas, en la gestión de servicios públicos en Extremadura.

d) Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por personas físicas en el desempeño de cargos públicos dentro del territorio de Extremadura.

e) Los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, generados, conservados o reunidos por personas jurídicas en cuyo capital participen, mayoritariamente, las instituciones de carácter público de la Comunidad Autónoma de Extremadura.

f) Los documentos con antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por:

Las entidades eclesiásticas, a salvo de lo previsto en los convenios entre la Santa Sede y el Estado español, y los órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en Extremadura.

Las asociaciones políticas, empresariales y sindicales de Extremadura.

Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas o de cualquier otro tipo establecidas en Extremadura.

g) Los documentos con una antigüedad superior a los cien años generados conservados o reunidos por cualquier entidad o persona física y que se encuentren en la Comunidad Autónoma.

2. El Consejo de Gobierno de la Junta de Extremadura, a propuesta de la Consejería de Cultura, previo informe del Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos, podrá declarar constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura, aquellos documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los apartados anteriores, merezcan esa consideración.

Artículo 5. Concepto de archivo.

1. Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

2. Asimismo, se entienden por archivos o centros de archivos las instituciones o lugares donde se reúnen, conservan y difunden para los fines anteriormente establecidos dichos conjuntos orgánicos.

Artículo 6. Concepto de archivo público.

Se considera que son archivos públicos los que se encargan de la reunión, conservación, clasificación, ordenación y divulgación de la documentación producida por las entidades públicas y personas jurídicas recogidas en los apartados a), b) y c) del artículo 10.

Artículo 7. Concepto de archivo privado.

Son archivos privados, a los efectos de la presente Ley, aquellos archivos formados por fondos o colecciones documentales que pertenezcan a personas físicas o jurídicas sujetas a derecho privado, cuya actividad se desarrolle en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Extremadura.

Artículo 8. Conceptos de fondo y colección.

1. Fondo.–Es el conjunto orgánico de documentos generados o recibidos por una institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias.

2. Colección.–Es el conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación.

Artículo 9. Concepto de documento.

Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, todo testimonio de funciones y actividades humanas recogido en un soporte perdurable, incluso informático, y expresado en lenguaje oral o escrito, natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen. Se excluyen los ejemplares no originales de obras editadas o publicadas.

Se consideran documentos integrantes de los archivos:

a) Los documentos resultantes de procedimientos regulados por una norma jurídica.

b) Los documentos, que sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento.

c) Los documentos en soportes especiales como mapas, planos, fotografías, audiovisuales o cualquier otro que así se considere.

d) Los ficheros de datos automatizados.

e) Los documentos en soporte electrónico.

Artículo 10. Concepto de documento público.

Tendrán la consideración de documento público, a efectos de la presente Ley, los documentos producidos y acumulados en el ejercicio de sus funciones por:

a) Los órganos institucionales de la Comunidad Autónoma de Extremadura y de las entidades locales de su territorio.

b) Cualquier institución, organismo autónomo o empresa pública que dependa de aquéllos.

c) Las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos, en lo relacionado con la gestión de dichos servicios, y por cualquier otra persona física o jurídica sujeta a derecho público.

Artículo 11. Concepto de documento privado.

A efectos de la presente Ley, se consideran documentos privados los producidos o recibidos en el ejercicio de funciones privadas por las personas físicas, las jurídico-privadas y las corporaciones de Derecho Público en el ejercicio de funciones privadas sujetas a Derecho Privado, que ejerzan sus actividades en Extremadura y se encuentren dentro de su ámbito territorial.

CAPÍTULO II

De la Protección del Patrimonio Documental de Extremadura

Artículo 12. Obligaciones de los titulares.

1. Los titulares de los archivos y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura deben colaborar con las Administraciones Públicas de Extremadura, en el ámbito de sus responsabilidades y, en consecuencia, están obligados a:

a) Custodiarlos, protegerlos, organizarlos, describirlos y usarlos garantizando su conservación y mantenimiento.

b) Velar por la integridad de los fondos documentales.

c) Facilitar la consulta, siempre que sea posible, respetando la normativa vigente en materia de accesibilidad documental, propiedad intelectual y reproducción de documentos.

d) Restaurar los documentos deteriorados.

e) Comunicar a la Consejería de Cultura cualquier intención de enajenación o de cambio de titularidad o posesión de archivos o documentos.

2. La Junta de Extremadura promoverá el establecimiento de ayudas o la suscripción de convenios de colaboración, dentro de las previsiones presupuestarias, para facilitar el cumplimiento de lo previsto en el apartado anterior.

3. La Junta de Extremadura podrá sancionar a los titulares que incumplan cualquiera de las obligaciones anteriores.

Artículo 13. Obligaciones de las Administraciones Públicas de Extremadura.

1. Las Administraciones Públicas de Extremadura estarán obligadas a la custodia, conservación, organización y descripción y, en su caso, difusión de sus fondos documentales. Se obligarán, igualmente, a instalar los archivos de uso público en edificios que reúnan las condiciones adecuadas en orden a que éstos dispongan de las suficientes condiciones de seguridad y cuenten con los adecuados medios de conservación de fondos documentales.

2. La Junta de Extremadura tendrá, además, las siguientes obligaciones:

a) Vigilar la conservación y defensa del Patrimonio Documental de Extremadura, sin perjuicio de la colaboración exigible a los diferentes organismos y entidades de carácter público y a las personas privadas que sean propietarios o custodien parte de ese Patrimonio Documental.

b) Velar para que los propietarios, conservadores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Extremadura cumplan las obligaciones y cargas que, según los casos, les correspondan y de las consecuencias de su incumplimiento.

3. Las Diputaciones y los Ayuntamientos colaborarán dentro de su ámbito territorial con la Administración Autonómica en la defensa y conservación del Patrimonio Documental de Extremadura, adoptando, en el marco de lo previsto en esta Ley y en las normas que la desarrollen, cuantas medidas sean necesarias para evitar su deterioro, pérdida o destrucción y notificando a la Consejería de Cultura aquellas circunstancias que puedan implicar o provoquen, de hecho, daños a tales bienes.

4. Asimismo, las Diputaciones estarán obligadas a:

a) Prestar los servicios de asesoramiento técnico y de apoyo económico a los archivos municipales.

b) Presentar ante el Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos, para su informe, los planes de actuación en los archivos municipales.

c) Coordinarse con la Junta de Extremadura en todo lo relacionado con la política de archivos y patrimonio documental.

d) Comunicar a la Junta de Extremadura cuantos datos les sean solicitados en materia de archivos y patrimonio documental.