EL PRESIDENTE DE LAS ILLES BALEARS

Sea notorio a todos los ciudadanos que el Parlamento de las Illes Balears ha aprobado y yo, en nombre del Rey, y de acuerdo con lo que se establece en el artículo 27.2 del Estatuto de Autonomía, tengo a bien promulgar la siguiente Ley.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

I

A lo largo de la historia, las Illes Balears han sido punto de encuentro de muchas de las civilizaciones surgidas en el Mediterráneo. Todas nos dejaron testimonios de su paso o de su implantación en nuestras islas. También conocemos cómo se organizaron y se administraron; pero nos faltan los principales testigos de todo eso: los documentos escritos, los cuáles, por diversas circunstancias de la historia, se perdieron de manera irreversible. No es sino la incorporación en el mundo europeo occidental durante el siglo XIII lo que facilitó la aparición de unas instituciones propias en el denominado, justo después de su conquista por Jaime I, Reino de Mallorca, y la acumulación consiguiente de unos documentos generados por las administraciones del momento, los cuáles, con el paso del tiempo, se convirtieron en históricos y así han llegado hasta nosotros. Pero, a pesar de la acumulación de este patrimonio documental y la existencia de archivos de tipología diversa en nuestras islas, no hay todavía una legislación específica al respecto.

Esta ley regula dos aspectos fundamentales para la salvaguardia de la memoria histórica y de los documentos que, hoy, sirven a la administración y al ciudadano y, mañana, servirán para mantener esta memoria: el patrimonio documental y los archivos de las Illes Balears. Así, se pretende constituir una organización archivística que esté al servicio de las administraciones públicas y del ciudadano y que preserve con eficacia el legado archivístico isleño. También el propósito es identificar, conservar, inventariar y difundir el patrimonio documental de las Illes, siempre haciendo compatible, en cuanto a la documentación privada, el derecho de propiedad reconocido por la Constitución con las exigencias del interés general.

Desde el punto de vista jurídico, se parte de lo que prevén los artículos 46, 105.b) y 148.15 de la Constitución Española, desarrollados básicamente por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, y por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del patrimonio histórico español, y también de lo que prevé el Estatuto de Autonomía de las Illes Balears en cuanto a las competencias exclusivas en materia de archivos, bibliotecas y museos que no sean de titularidad estatal, tal como recoge el artículo 10 en sus puntos 20 y 21, con respecto a las competencias en materia de patrimonio. En todo caso, se entiende sin perjuicio de aquello que dispone el artículo 149.1.28.ª de la Constitución. Estas previsiones se recogen en la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, y en el artículo 38 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

Esta ley nace con una clara intención descentralizadora. Así lo prescribe el artículo 39.6 del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears, que reconoce la facultad de los consejos insulares de asumir las funciones ejecutivas y de gestión en materia de patrimonio, desarrollado por la Ley 6/1994, de 13 de diciembre, de atribución de competencias a los consejos insulares, y por la Ley 8/2000, de 27 de octubre, de consejos insulares.

Finalmente, esta ley cumple lo que prescribe la disposición final primera de la Ley 12/1998 respecto al desarrollo de una legislación en materia de archivos.

II

La ley tiene cincuenta y nueve artículos, estructurados en seis títulos, seis disposiciones adicionales, tres disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

El título I describe los rasgos generales de la ley respecto de los objetivos que se pretende alcanzar. Es especialmente importante la aclaración de los conceptos que se utilizan a lo largo del texto, por ejemplo, documento, archivo, colección documental o gestión documental, entre otros.

III

El título II se refiere al patrimonio histórico de cariz archivístico y documental de las Illes Balears. Sustituye plenamente el título VIII de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, y hace referencia concreta a los documentos de cariz histórico recogidos en los centros de archivo tanto de dentro como de fuera de las Illes Balears y, especialmente y por su importancia, al Archivo de la Corona de Aragón, en referencia al cuál las Illes Balears tienen que ejercer sus derechos según la disposición adicional primera de la Ley Orgánica 2/1983, de 25 de febrero, del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears.

IV

El título III prevé el patrimonio documental de las Illes Balears en lo que concierne a las instituciones productoras. Entender qué es documento resulta fundamental, ya que los documentos, formen o no un archivo o un fondo homogéneo y se encuentren en el soporte que sea, constituyen la base del testimonio de las actividades de las instituciones y de la sociedad de cualquier comunidad. Así, el capítulo I define qué son documentos de titularidad pública y la responsabilidad de sus titulares en lo que concierne a la gestión en fase activa, a la evaluación y a la conservación permanente. El capítulo II delimita el documento de titularidad privada y la responsabilidad de los titulares de documentos o de archivos privados como integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, así como la obligación de las administraciones competentes para articular las ayudas adecuadas para facilitar su cumplimiento. El capítulo III prevé los depósitos de documentos, las condiciones en qué se harán y los centros de archivo que podrán ser receptores. El capítulo IV establece la normativa con respecto a la salida, la conservación y el expurgo de documentos, teniendo en cuenta las nuevas tecnologías como elementos que abren el abanico de posibilidades en lo que concierne a la conservación y la obtención de reproducciones.

V

El título IV es el otro punto fundamental de la ley. El capítulo I define el Sistema Archivístico de las Illes Balears, como conjunto de órganos de coordinación y de sistemas archivísticos con capacidad propia, y establece sus principios de actuación de acuerdo con la imprescindible coordinación y la utilización de un mismo sistema de gestión documental. Con esta intención el capítulo II prevé la constitución de la Junta Interinsular de Archivos y de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos como órganos de coordinación. El capítulo III define el Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears –en la sección 1.ª– y el resto de los sistemas –en las secciones de la 2.ª a la 6.ª–, sin perjuicio de otros que puedan incorporarse en el futuro. Especialmente importante es el contenido de la sección 3.ª referida a los subsistemas archivísticos de los consejos insulares como instrumentos de desarrollo de las competencias reconocidas a los consejos insulares en materia de archivos y documentos en su ámbito territorial y competencial. El capítulo IV trata de una cuestión tan importante como en ocasiones controvertida: el acceso a los documentos públicos.

VI

El título V se dedica al régimen de adquisición de bienes del patrimonio documental de las Illes Balears y trata de aspectos comunes con el resto de normativas sobre patrimonio, como el derecho de tanteo y de retracto o la expropiación por interés social.

VII

El título VI, y último, hace referencia al régimen de infracciones y sanciones. Establece tres categorías de faltas: muy graves, graves y leves; las sanciones atribuibles a cada categoría y el procedimiento administrativo que tienen que seguir los organismos con capacidad de incoación de expedientes sancionadores.

VIII

En las disposiciones adicionales se establecen la integración de oficio en el Sistema Archivístico de las Illes Balears de los archivos ya existentes previamente y, asimismo, la creación de los organismos administrativos en materia de archivos y patrimonio documental y la adaptación de aquéllos ya existentes. También se faculta al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares para desarrollar la ley en el marco de las facultades que los otorga.

Cabe destacar que la disposición adicional cuarta hace referencia al fomento de los archivos de carácter municipal ubicados en Menorca y el Ibiza, los cuales custodian documentación histórica equivalente a la de Mallorca, para garantizarle unas óptimas condiciones de conservación y de servicio.

La disposición adicional quinta hace referencia a los fondos documentales gráficos y multimedia de los archivos de imagen y sonido de las cuatro islas.

La disposición adicional sexta otorga un plazo de tres años para que se elabore el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears por parte de las administraciones competentes.

Las disposiciones transitorias hacen referencia a los plazos para la creación de órganos de coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y para la adaptación de los diferentes tipos de archivos y colecciones a las previsiones de esta ley.

TÍTULO I

De las disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y principios de actuación.

1. Constituyen el objeto de esta ley:

a) El establecimiento de los criterios necesarios para la planificación, la creación, la organización, el funcionamiento y la coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y de sus subsistemas archivísticos, que estará presidido por los principios de coordinación y de colaboración entre las administraciones públicas.

b) El impulso de la gestión y la garantía de la preservación del patrimonio documental de las Illes Balears, público y privado, de acuerdo con sus valores, para el servicio de los intereses generales.

c) El establecimiento, respecto del patrimonio documental, de los derechos y los deberes de quienes son titulares y de la ciudadanía.

2. Todas las administraciones públicas están obligadas a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley.

3. Las administraciones públicas tienen que promover y garantizar que el tratamiento de la documentación y, por lo tanto, la gestión documental, la preservación y la difusión de los documentos, cumplan la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios y las usuarias.

4. Las administraciones públicas tienen que promover de una manera activa el uso de las nuevas tecnologías en el tratamiento de los archivos y documentos, como instrumentos para mejorar su gestión, conservación, servicio y difusión.

Artículo 2. Definiciones.

A efectos de esta ley se entiende por:

a) Documento: Cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material, actual o futuro, incluidos los mecanismos magnéticos e informáticos. Quedan excluidos los ejemplares no originales de ediciones, como las obras de creación y de investigación editadas, o los que sean considerados exclusivamente patrimonio bibliográfico.

b) Documentación en fase activa: aquélla que una unidad administrativa tramita o utiliza habitualmente en sus actividades.

d) Documentación inactiva o histórica: Aquélla que, una vez concluida la vigencia administrativa, posee valores primordialmente de carácter informativo o cultural.

d) Documentación inactiva o histórica: Aquélla que, una vez concluida la vigencia administrativa, posee valores primordialmente de carácter informativo o cultural.

e) Fondo documental o archivo: Conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso natural producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, pública o privada, a lo largo de su existencia, y que son puestos al servicio del mismo productor, de la información y de la investigación.

f) Colección documental: Conjunto artificial de documentos, de igual o diferente procedencia, reunidos por un coleccionista o en un archivo por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro criterio subjetivo.

g) Archivo o centro de archivo: Institución donde se reúnen, se conservan, se organizan, se describen y se difunden los fondos documentales y las colecciones según el enunciado del apartado a) de este artículo, para el servicio de las instituciones productoras, la información a la ciudadanía, la investigación y la cultura.

h) Gestión documental: Conjunto de operaciones y técnicas basadas en el análisis de la producción, la tramitación y la valoración de los documentos, que se destinan a la planificación, al control, al uso, a la conservación y a la eliminación o a la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una eficaz y rentable gestión.

i) Evaluación: Análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada documento que determina los plazos de transferencia, el acceso y la conservación o la eliminación, total o parcial.

j) Sistema archivístico: Conjunto de órganos y normas de las administraciones públicas y de subsistemas archivísticos con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación.

k) Subsistema archivístico: Conjunto de órganos, normas y centros de archivo que participan en la dirección, el seguimiento, la coordinación y la inspección de los programas para la conservación, la descripción y la difusión del patrimonio documental.

l) Patrimonio documental: Todos los documentos, reunidos o no en archivos, que de acuerdo con lo que dispone dicha ley se considera que forman parte de él.

Artículo 3. Ámbito de aplicación.

1. Esta ley es de aplicación a los archivos cuya titularidad corresponde a la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, a las administraciones de los consejos insulares y a las de los ayuntamientos, y a otros entes locales radicados en la comunidad autónoma de las Illes Balears.

2. En lo que concierne a los archivos de titularidad estatal, cuya gestión está encomendada a la comunidad autónoma de las Illes Balears, esta ley es aplicable a todo aquello que le permita la normativa que le es propia.

3. Esta ley también es de aplicación a los documentos y archivos de titularidad pública de las Illes Balears, y a los documentos y archivos privados que integran o puedan integrar el patrimonio documental de las Illes Balears.

Artículo 4. El censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

1. El censo de archivos y documentos de las Illes Balears es el documento que incluye para cada centro de archivo, fondo documental o colección los datos relativos a la situación física, a la composición, a la evaluación, a la organización, a la descripción, al estado de conservación y a las condiciones de seguridad.

2. Cada consejo insular confeccionará el censo correspondiente a su ámbito territorial.

3. Todas las instituciones, personas físicas y jurídicas que sean propietarias, poseedoras o responsables de la custodia y la conservación de centros de archivo, fondos documentales o colecciones documentales a que se refiere esta ley, están obligadas a cooperar y a facilitar los datos correspondientes para la confección y la actualización del censo de archivos y documentos de las Illes Balears.

TÍTULO II

Del patrimonio documental de las Illes Balears

Artículo 5. Concepto.

Integran el patrimonio documental de las Illes Balears los archivos y documentos tanto de titularidad pública como privada, y también los que, producidos actualmente, son de relieve para el conocimiento de la evolución histórica de las Illes.

Artículo 6. Bienes que lo integran.

En cualquier caso, y sin perjuicio de la legislación estatal que pueda serles aplicada, se consideran integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, los archivos y documentos recogidos o que formen parte de:

a) Los fondos propios y los referidos a las Illes Balears que actualmente se encuentran integrados en el Archivo de la Corona de Aragón. Muy especialmente, se consideran incluidos los volúmenes que haya en la sección de los códices; los documentos recogidos en los archivos de la Real Cancillería, en el Consejo Supremo de Aragón, y los emitidos por la institución del Maestre Racional, además de los que puedan identificarse en el futuro en cualquier otra sección.

b) Los fondos recogidos por el Archivo del Reino de Mallorca, el Archivo histórico provincial de Maó, el Archivo general del Consejo de Mallorca, el Archivo municipal de Ciutadella y el Archivo histórico de Eivissa.

c) Los archivos y documentos de titularidad privada radicados en el territorio de las Illes Balears, de una antigüedad superior a los cien años, producidos, recibidos o conservados por cualquier persona física o jurídica, pública o privada.

d) Los documentos de una antigüedad superior a los cuarenta años, producidos, recibidos o conservados por asociaciones políticas o sindicales radicadas en el territorio de las Illes Balears.

e) Los documentos de una antigüedad superior a los cuarenta años, producidos, recibidos o conservados por las fundaciones, así como también por cualquier asociación de carácter privado establecida en las Illes Balears.

f) Los documentos radicados en el territorio de las Illes Balears de una antigüedad superior a los cuarenta años, producidos, recibidos o conservados por la Iglesia Católica o sus congregaciones, órdenes o institutos de vida consagrada; así como por las demás confesiones radicadas en las Illes Balears.

g) Los documentos de titularidad pública o privada que, de acuerdo con esta ley o sus disposiciones de desarrollo, o con la Ley de patrimonio histórico, adquieran en lo sucesivo la condición de archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears.

Artículo 7. Régimen jurídico.

1. Los archivos o documentos integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears se rigen, en lo que concierne a las categorías de protección del patrimonio y a sus procedimientos de declaración, por la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears.

2. En cuanto al resto de aspectos de su régimen jurídico, se rigen por las disposiciones contenidas en esta ley y sus disposiciones de desarrollo, sin perjuicio de la normativa estatal o, en su caso, canónica que se les pueda aplicar, como también por los títulos preliminar y primero de la Ley de patrimonio histórico en aquello que no se oponga a esta ley.

Artículo 8. Promoción.

De acuerdo con lo que dispone la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, el Gobierno de las Illes Balears tiene que promover, en coordinación y colaboración con las otras administraciones públicas, el retorno a las Illes de los bienes que integran el patrimonio documental de las Illes Balears y que se encuentran fuera de su territorio, respetando el patrimonio compartido con el Estado y con otras comunidades autónomas.

Artículo 9. Archivo de la Corona de Aragón.

1. Lo que dispone este título se entiende sin perjuicio de la constitución del Patronato del Archivo de la Corona de Aragón y de la participación en su seno de la comunidad autónoma de las Illes Balears, en los términos que prevé el Estatuto de Autonomía.

2. Los poderes públicos de las Illes Balears emprenderán las acciones necesarias para hacer efectiva la constitución del Patronato del Archivo de la Corona de Aragón, sin perjuicio de las actuaciones que puedan realizarse para salvaguardar el patrimonio documental de las Illes Balears en el caso de que se desistiera de constituir el citado patronato o institución similar.

TÍTULO III

De los documentos que forman parte del patrimonio documental de las Illes Balears

CAPÍTULO I

De los documentos de titularidad pública

Artículo 10. Definición.

1. De acuerdo con el artículo 6 apartado g) de esta ley, son documentos de titularidad pública los que producen, reciben o conservan, en el ejercicio de sus funciones:

a) El Gobierno y la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

b) El Parlamento de las Illes Balears.

c) Los consejos insulares.

d) Las entidades locales.

e) La Sindicatura de Agravios, la Sindicatura de Cuentas, el Consejo Económico y Social y el Consejo Consultivo y todas las otras instituciones de la comunidad de las Illes Balears no dependientes de su administración.

f) La Universidad de las Illes Balears.

g) Cualquier organismo o institución de carácter público radicado en las Illes Balears y desaparecido antes de la constitución de la comunidad de las Illes Balears, a pesar de que se encuentren en poder de particulares.

h) Las empresas públicas, los consorcios y las fundaciones del sector público de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

i) Las empresas y las instituciones privadas concesionarias de servicios públicos, en lo que se refiere a estas concesiones.

j) Las personas y las entidades privadas que ejercen funciones públicas, en lo que se refiere a estas funciones.

2. También forman parte de esta documentación, sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los documentos generados y reunidos por las instituciones radicadas en las Illes Balears siguientes:

a) Los órganos de la Administración periférica del Estado.

b) Los órganos de la Administración de justicia.