Con fecha 3 de agosto de 2016 se ha suscrito el Acuerdo de encomienda de gestión del Ministerio de Justicia a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, para la prestación de servicios técnicos aplicables a la digitalización electrónica y grabación de datos.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico del Sector Público y del Procedimiento Administrativo Común, se dispone su publicación como anexo a la presente Resolución.

Madrid, 14 de marzo de 2017.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gómez Gálligo.

ANEXO

Encomienda de Gestión del Ministerio de Justicia a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, para la prestación de servicios técnicos aplicables a la digitalización electrónica y grabación de datos

Madrid, a 3 de agosto de 2016.

REUNIDOS

De una parte, don Francisco Javier Gómez Gálligo, Director General de los Registros y del Notariado, en nombre y representación del Ministerio de Justicia, en virtud de las competencias atribuidas por el dispositivo Vigésimo primero. A) 5 de la Orden JUS/696/2015, de 16 de abril, sobre delegación de competencias y de su nombramiento, realizado mediante el Real Decreto 922/2014, de 31 de octubre.

Y, de otra parte, don Jaime Sánchez Revenga, como Director General, cargo para el que fue nombrado por el Real Decreto 286/2012, de 27 de enero (BOE núm. 24 de 28 de enero), en nombre y representación de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM), según resulta del artículo 19 de su Estatuto, siendo esta entidad Organismo Público, Entidad Pública Empresarial, teniendo su domicilio institucional en Madrid, calle Jorge Juan número 106 y número de identificación fiscal: Q28/26004-J.

La Entidad está regulada por la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado y por su Estatuto, aprobado por el Real Decreto 1114/1999, de 25 de junio; estando adscrita a la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas, en virtud del artículo 18.11.b) del Real Decreto 256/2012, de 27 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Ambas partes, reconociéndose la capacidad legal y competencia necesarias para formalizar la presente Encomienda de Gestión,

EXPONEN

Primero.

La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, establece las bases de regulación de la firma electrónica, su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación, tanto para el sector público como el privado. El artículo 4 de esta Ley, establece el empleo de la firma electrónica en el ámbito de las Administraciones Públicas, para que, con el objetivo básico de salvaguardar las garantías de cada procedimiento, se puedan establecer condiciones adicionales, como la imposición de fechas electrónicas sobre los documentos de la misma naturaleza, que integren un expediente administrativo.

La disposición adicional cuarta de la Ley 59/2003, constata la especialidad en la regulación que afecta a la actividad de la FNMT-RCM, al referir que, lo dispuesto en esa Ley, se entiende sin perjuicio de lo establecido en el artículo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social.

Segundo.

El citado artículo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, faculta a la FNMT-RCM para prestar los servicios técnicos y administrativos necesarios para garantizar la seguridad, validez y eficacia en la emisión y recepción de comunicaciones y documentos a través de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas (EIT), entre otros, entre las personas físicas y jurídicas con la Administración General del Estado y con los organismos públicos vinculados o dependientes de ella y de estos sujetos públicos entre sí. Tal artículo trae causa del mandato para el impulso del empleo y la aplicación de técnicas y medios EIT, en el desarrollo de la actividad y el ejercicio de las competencias de las Administraciones Públicas, según establece el artículo 45.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Este mismo artículo 81, en su apartado cinco, señala que, con la finalidad de extender los servicios dados por la FNMT-RCM, que sería el ámbito de este instrumento, la Entidad podrá celebrar convenios con las diferentes Administraciones públicas, entidades y organismos públicos vinculados o dependientes, constituyendo, el referido artículo 81 y legislación de desarrollo antes citada, norma especial. Este mismo artículo se modificó por la Ley 14/2000, de 29 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social (Disp. adicional vigésimo sexta), para facultar, en un nuevo apartado siete, a la FNMT-RCM para la prestación de los servicios técnicos, administrativos y de seguridad regulados en este artículo cuando fueren solicitados tanto por los órganos jurisdiccionales, de acuerdo con los procedimientos previstos en la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, y sus normas de desarrollo, como por las partes y demás intervinientes en el proceso, de acuerdo con las reglas generales de postulación, en relación con los actos de comunicación procesal que, de acuerdo con las leyes procesales, puedan practicarse a través de técnicas y medios electrónicos, telemáticos e informáticos.

Tercero.

El Real Decreto 1317/2001, de 30 de noviembre, por el que se desarrolla el artículo 81, antes citado, regula el régimen de prestación de servicios de seguridad por la FNMT-RCM en la emisión y recepción de comunicaciones y escritos a través de medios y técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas. Su artículo 6, faculta a la FNMT-RCM para convenir con las entidades incluidas en su ámbito de aplicación, entre las que se encuentra el Ministerio de Justicia, los términos que deben regir la prestación de sus servicios en relación con las comunicaciones empleando técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos.

Cuarto.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, determina el reconocimiento a los ciudadanos de su derecho a relacionarse telemática y electrónicamente con las Administraciones Públicas, con el fin de contribuir a la consolidación de la Administración Electrónica. Para ello, la FNMT-RCM en colaboración con las diferentes Administraciones Públicas, presta servicios técnicos y administrativos necesarios para la identificación y autenticación de los intervinientes en las comunicaciones electrónicas de las Administraciones Públicas, y también contempla la digitalización de expedientes y documentos de las Administraciones.

La Ley 11/2007, desarrollada parcialmente por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, como un complemento necesario para la facilitar a los ciudadanos la efectiva realización de los derechos reconocidos en la Ley. Este Real Decreto persigue el triple objetivo: evitar que la nueva regulación imponga una renovación que impida la pervivencia de técnicas de gran arraigo; facilitar la implantación y adaptación de las organizaciones a las nuevas funciones y procedimientos e impedir que la opción rígida de determinadas soluciones dificulte la incorporación futura de nuevos servicio y aplicaciones. Este Real Decreto, en su Título VI, regula la materia relativa a los documentos electrónicos y sus copias, en especial, documentos administrativos electrónicos, archivo electrónico de documentos, expediente electrónico y digitalización.

La Orden PRE/878/2010, de 5 de abril, (como desarrollo del artículo 38 del Real Decreto 1671/2009 antes citado) atribuye al Ministerio de la Presidencia (ahora Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas-MINHAP) la titularidad de la plataforma de notificaciones electrónicas y dirección electrónica habilitada, que se encuentra a disposición de los órganos y organismos públicos, vinculados o dependientes de la AGE, que no hayan establecido sistemas de notificación propios, con el fin de realizar notificaciones electrónicas a los ciudadanos. El 26 de junio de 2015, el Consejo de Ministros ha autorizado al MINHAP a suscribir una encomienda marco de gestión con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, para la prestación de los servicios de notificaciones electrónicas y de dirección electrónica habilitada que garantiza el mantenimiento del servicio que ya se venía prestando, y la mejora de su calidad y facilidad de uso. Además, los certificados emitidos y el servicio de información sobre el estado de validez de un certificado –servicios prestados por la FNMT-RCM– permiten asegurar las comunicaciones, identificar y autenticar a los emisores y receptores de las comunicaciones realizadas a través del servicio de dirección electrónica habilitada.

Quinto.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 4.1.n) y 24.6 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP), están excluidos de la aplicación del TRLCSP, los negocios jurídicos en cuya virtud se encargue una determinada prestación a una entidad que tenga atribuida la condición de medio propio y servicio técnico del poder adjudicador correspondiente, como la FNMT-RCM que, según su estatuto, es medio propio de la Administración General del Estado, ya que realiza la parte esencial de su actividad con esta administración que mantiene un control análogo al que ejerce sobre sus propios servicios, por lo que a la FNMT-RCM se le pueden conferir encomiendas de gestión de conformidad con los artículos antes citados.

Sexto.

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda es una entidad pública empresarial dependiente de la Administración General del Estado y se encuentra adscrita al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, a través de la Subsecretaría de este departamento, que ejerce la dirección estratégica y el control de eficacia de la Entidad.

El artículo 2 del Estatuto de la FNMT-RCM, aprobado mediante el Real Decreto 1114/1999, de 25 de junio, reconoce y establece, como uno de sus fines (fijados por el artículo 81, citado en el expositivo segundo), la prestación –en el ámbito de las Administraciones Públicas, o sus Organismos Públicos, vinculados o dependientes– de servicios de seguridad, técnicos y administrativos, en las comunicaciones a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos (EIT), de acuerdo con lo que determinen las disposiciones legales correspondientes.

Por su parte, el apartado 7 del artículo 2 y el apartado 2 del artículo 3 de su Estatuto, según redacción dada por el artículo único del Real Decreto 336/2014, de 25 de junio, configura a la FNMT-RCM, como medio propio y servicio técnico de la Administración General del Estado, así como de los organismos, entes y entidades del sector público estatal, sean de naturaleza jurídica pública o privada, en los términos del citado Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, TRLCSP y de su Estatuto.

Séptimo.

La Dirección General de los Registros y del Notariado, órgano directivo dependiente de la Subsecretaría del Ministerio de Justicia, tiene atribuidas conforme al artículo 9.1.b) del Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia y se modifica el Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, entre otras, las siguientes funciones: la tramitación y, en su caso, resolución de los expedientes de nacionalidad y los de reconocimiento o denegación de las situaciones que afectan al estado civil de los ciudadanos y su inscripción en el Registro Civil.

En relación con los expedientes de nacionalidad por residencia, se ha producido un aumento del número de solicitudes, como consecuencia del fenómeno migratorio y del incremento de la población. Se observa la necesidad de reforzar las tareas de digitalización y posterior grabación de datos de los expedientes de nacionalidad por residencia, así como de la documentación complementaria referida a los mismos, que permitirá la tramitación electrónica de estos expedientes, agilizando su resolución.

Durante el año 2015 se ha producido una importante entrada de expedientes de nacionalidad por residencia que se rigen por el antiguo procedimiento, es decir, expedientes iniciados con anterioridad al 15 de octubre de 2015 y que se van recibiendo conforme se produce la finalización de la fase previa ante el Encargado del Registro Civil.

Como consecuencia de la insuficiencia de medios personales propios para ejecutar las labores de digitalización y grabación de datos de expedientes competencia de la Subdirección General de Nacionalidad y Estado Civil, se cree necesario reforzar la digitalización y grabación de los expedientes de nacionalidad por residencia y la documentación asociada a los mismos, habida cuenta de la necesidad, según el sistema actualmente existente, de digitalizar y grabar los mencionados expedientes para cargarlos en la aplicación del Ministerio de Justicia para la gestión de estos expedientes.

Octavo.

Que, en virtud de las razones ahora expuestas, se ha considerado que las relaciones administrativas, prestacionales y de colaboración entre Ministerio de Justicia y la FNMT-RCM, se instrumenten a través de una encomienda de gestión, al margen de una relación estrictamente contractual, en la que la propia Administración realiza sus funciones con sus propios medios, o los de entidades sobre las que la Administración, que efectúa la encomienda, ostenta un control análogo al que ejerce sobre sus propios servicios (medios propios y servicios técnicos). Todo ello, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 4.1.n) y 24.6 del TRLCSP.

Estando ambas partes interesadas en procurar la máxima extensión de la Administración Electrónica para facilitar a los ciudadanos las relaciones administrativas, así como la digitalización y conservación de expedientes electrónicos a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos (EIT) y una mejora en el funcionamiento de los servicios públicos, se procede a la formalización de la presente Encomienda de Gestión del Ministerio de Justicia a la FNMT-RCM con arreglo a las siguientes

CLÁUSULAS

Primera. Objeto.

1. Constituye el objeto de la presente Encomienda de Gestión la prestación, por parte de la FNMT-RCM al Ministerio de Justicia, de los siguientes servicios:

a) Recogida y transporte con escolta de expedientes de nacionalidad. El servicio se prestará para los expedientes a los que resulta de aplicación el procedimiento antiguo que tuvieron entrada durante el año 2015 y se encuentren sin digitalizar en el momento de iniciar los trabajos. Según la información disponible, se tiene la previsión de que los expedientes a digitalizar en el ámbito de la Encomienda sería de aproximadamente 86.000, que pertenecen al año 2015. Dichos expedientes deberán ser recogidos del CADA en los palés facilitados por dicho organismo, debiendo ser devueltos al CADA una vez se finalice la digitalización en los mismos palés.

Asimismo, de manera ocasional, podrá solicitarse la digitalización de expedientes y otros documentos que hayan de remitirse a la Abogacía del Estado para su presentación en procedimientos judiciales de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 6 del Anexo IV del Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET.

Asimismo, de manera ocasional, podrá solicitarse la digitalización de expedientes y otros documentos que hayan de remitirse a la Abogacía del Estado para su presentación en procedimientos judiciales de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 6 del Anexo IV del Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET.

b) Manipulado de la documentación, digitalización de la misma y firma de los documentos resultantes.

c) Grabación de los metadatos correspondientes a aproximadamente 152.000 expedientes.

d) Devolución del material digitalizado por la FNMT-RCM.

e) Almacenamiento y custodia temporal de los expedientes y documentación, que deberá contar con un sistema de identificación visible que diferencie los expedientes ya digitalizados y archivados de aquellos que han sido recepcionados y están pendientes de digitalizarse.

f) Archivado electrónico de los expedientes digitalizados a través de la Red SARA y su puesta a disposición electrónica en la aplicación de tramitación de expedientes de nacionalidad por residencia, al Ministerio de Justicia antes de la finalización de la Encomienda de Gestión.

g) Previamente a la transferencia de los expedientes físicos al Archivo General del Ministerio de Justicia, se entregará una hoja Excel que deberá recoger los siguientes datos: número de palé, número de caja de archivo definitivo, número de expediente incluido el año y los datos extras, si son complementarios, nombre y apellidos del solicitante, NIE, fecha de entrada del expediente y tipo de procedimiento de nacionalidad. El Ministerio de Justicia, en caso de ser necesario, podrá requerir que se incluya en esa relación cualquier otro dato relacionado con los expedientes, siempre que la FNMT-RCM disponga de los mismos por constar en la documentación tratada para la realización de las tareas de digitalización.

h) Revisión de las incidencias detectadas, con reporte de las actuaciones realizadas en cada caso en una hoja de datos.

i) Ha de tenerse en cuenta que el volumen de solicitudes para digitalización de expedientes y otros documentos que hayan de remitirse a la Abogacía del Estado para su presentación en procedimientos judiciales, podrá afectar los plazos de entrega de la documentación definida en los puntos anteriores. Dicho retraso habrá de ser proporcional al número de solicitudes y volumen de las mismas.

j) Traslado de 5 auxiliares administrativos a las dependencias del Ministerio de Justicia, durante el periodo que dure la presente Encomienda, 2 auxiliares en turno de mañana y tres en turno de tarde con jornada de 7 horas diarias por turno, para la realización de actividades auxiliares relacionadas con el ensobrado, tratamiento manual y archivo de documentación, apoyo a las tareas objeto de la presente Encomienda que, por sus características, se deban realizar de manera excepcional en las dependencias del Ministerio de Justicia, así como, cualquier otra tarea análoga a las indicadas anteriormente.

2. La FNMT-RCM también prestará al Ministerio de Justicia otros servicios y, en su caso, suministros relacionados con el objeto de la Encomienda que, al efecto, sean necesarios para realizar las prestaciones, bajo acuerdo de ambas partes.

3.a) Para el caso de los expedientes recibidos en la DGRN entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2015 (que aproximadamente alcanzan el número de 75.000), la FNMT-RCM deberá anexar los documentos en la aplicación de nacionalidad ATENAS a través de red SARA, haciendo uso de un formulario diseñado al efecto en el que, además de incorporar los documentos pdf resultado de la digitalización, aportando una carátula con código de barras (conteniendo el número de expediente), número de expediente, subnúmero, subíndice, número de caja en la que está archivado; y la representación gráfica de la firma con certificado electrónico expedido por el PSC del CORPME, se añadan los siguientes datos:

– Año del expediente.

– Número de expediente.

– Subíndice.

– Subnúmero.

– Tipo de documento.

– Caja.

– Orden.

Los metadatos anteriores serán requeridos para la incorporación de expedientes, no así para los recursos y demás documentación complementaria, en que podría haber alguna variación en los datos, según cada caso.

3.b) Para el caso de los expedientes recibidos en la DGRN entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2015 (que aproximadamente alcanzan el número de 77.000), la FNMT-RCM deberá anexar los documentos en la aplicación de nacionalidad a través de red SARA, haciendo uso de un formulario diseñado al efecto en el que, además de incorporar los documentos pdf resultado de la digitalización, se añadan los siguientes datos:

– N.º de expediente.

– Datos del interesado:

• Tipo de documento identificativo.

• N.º de documento identificativo.

• Nombre.

• Apellidos.

– Documentos:

• Tipo de documento.

• PDF del documento.

– Fecha de entrada del expediente.

– Fecha de digitalización.

4.a) Para el caso de los expedientes recibidos en la DGRN entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2015 (que aproximadamente alcanzan el número de 75.000), la FNMT-RCM deberá incorporar a los expedientes creados en la aplicación de nacionalidad ATENAS a partir de los documentos digitalizados, los datos presentes en dichos documentos digitalizados relativos a:

– Nombre del solicitante;

– Primer apellido del solicitante;

– Tipo de identificación del solicitante;

– Número de identificación del solicitante;

– Sexo del solicitante;

– Año de nacimiento del solicitante;

– País de nacimiento del solicitante;

– Localidad de nacimiento del solicitante;

– Nacionalidad del solicitante;

– Estado civil del solicitante;

– Nombre del padre del solicitante;

– Nombre de la madre del solicitante;

– Procedencia del expediente, debe capturarse obligatoriamente una de las siguientes opciones:

• «Registro Civil»: en cuyo caso es obligatorio consignar el número de expediente del Registro Civil;

• «Oficina internacional»: en cuyo caso es obligatorio consignar el país y la localidad de ubicación de la oficina.

– Domicilio del solicitante, los campos obligatorios son:

• País.

• Provincia.

• Municipio.

• Tipo de vía.

• Número.

• Código postal.

4.b) Para el caso de los expedientes recibidos en la DGRN entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2015 (que aproximadamente alcanzan el número de 77.000), la FNMT-RCM deberá incorporar a los expedientes creados en la aplicación de nacionalidad a partir de los documentos digitalizados, los datos presentes en dichos documentos digitalizados relativos a:

– Expediente: