La Ley 29/2014, de 28 de noviembre, de Régimen del Personal de la Guardia Civil, en su artículo 53.1 establece que las vicisitudes profesionales del guardia civil quedarán reflejadas en su historial profesional individual, de uso confidencial, en el que constarán entre otros documentos, el expediente académico. Dicha ley, en el artículo 56, determina que en el citado expediente constarán las calificaciones académicas, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados en el sistema de enseñanza de la Guardia Civil, así como los títulos o estudios del sistema educativo español, los declarados equivalentes u homologados por el Departamento competente y aquellos títulos o certificados de estudios profesionales expedidos por los órganos competentes de las Administraciones Públicas.

Por otro lado, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), establece en su artículo 5.1.b) que los datos personales serán recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; de acuerdo con el artículo 89, apartado 1, el tratamiento ulterior de los datos personales con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica e histórica o fines estadísticos no se considerará incompatible con los fines iniciales («limitación de la finalidad»). Esta norma regula, además, en su Capítulo II, los principios en materia de protección de datos personales, que han de ser guía conductora de cuanto se regule en esta materia.

Así, en la Orden/INT/1202/2011, de 4 de mayo, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio del Interior, se crea el fichero «Expedientes Académicos» con la finalidad de gestionar los expedientes académicos del personal de la Guardia Civil.

La aprobación de distinta normativa por parte de la Guardia Civil como desarrollo a la Ley 29/2014, de 28 de noviembre, entre la que se encuentra la de evaluaciones y ascensos, por un lado, y la de provisión de destinos por otro, requiere de un expediente académico del personal de la Guardia Civil actualizado a los nuevos escenarios que se plantean y que dé respuesta a los diferentes procesos de gestión de personal que, en base a este nuevo elenco normativo, tengan lugar.

Teniendo en cuenta lo indicado anteriormente, se hace necesario adaptar el expediente académico a las nuevas demandas de los diferentes procesos de gestión de personal, para adaptar esta normativa a las actuales previsiones legales y a las nuevas necesidades de gestión y de administración de recursos, correspondiendo, de acuerdo con el artículo 53.3 de la Ley 29/2014, de 28 de noviembre, a los Ministros de Defensa y del Interior establecer conjuntamente las características de los documentos que componen el historial profesional y dictar las normas para su elaboración, custodia y utilización, derogando la Orden PRE/926/2007, de 2 de abril, por la que se establecen las características del expediente académico del personal del Cuerpo de la Guardia Civil y se dictan las normas para su elaboración, custodia y utilización, actualmente en vigor.

Asimismo, se recoge también la regulación de la declaración de interés para la Guardia Civil por la Junta de Valoración de Actividades Formativas y su inclusión y valoración en el Registro de Actividades Formativas de Interés.

Por otro lado, se modifica la Orden PRE/280/2016, de 3 de marzo, por la que se establece el modelo y las normas reguladoras de la hoja de servicios del personal de la Guardia Civil, con el objetivo de actualizar su contenido a la normativa en vigor.

La norma se adecua a los principios de buena regulación de conformidad con el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Por último, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 54 de la Ley Orgánica 11/2007, de 22 de octubre, reguladora de los derechos y deberes de los miembros de la Guardia Civil, esta orden ha sido sometida al informe del Consejo de la Guardia Civil.

En su virtud, a propuesta conjunta de los Ministros del Interior y de Defensa, con la aprobación previa de la Ministra de Política Territorial y Función Pública, y de acuerdo con el Consejo de Estado, dispongo:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto.

1. La presente orden tiene por objeto establecer la estructura y características del expediente académico del personal del Cuerpo de la Guardia Civil, como parte integrante de su historial profesional individual, así como dictar las normas para su elaboración, custodia y utilización.

2. También será objeto de esta orden regular la declaración de interés de distintas actividades formativas y su inscripción en el Registro de Actividades Formativas de Interés para la Guardia Civil.

Artículo 2. Ámbito material y temporal de aplicación.

1. A todos los miembros de la Guardia Civil se le anotará en su expediente académico las calificaciones académicas, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados, desde su incorporación a la Guardia Civil hasta que cesen en la relación de servicios profesionales con el Cuerpo, de acuerdo con lo dispuesto en esta orden.

2. Además, podrán ser objeto de anotación en el expediente académico las calificaciones, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados que el guardia civil hubiera finalizado con anterioridad a su ingreso en el Cuerpo, siempre que cumplan alguna de las siguientes condiciones:

a) Títulos universitarios, siempre que se encuentren recogidos en el Registro de Universidades, Centros y Títulos, creado mediante Real Decreto 1509/2008, de 12 de septiembre, por el que se regula el Registro de Universidades, Centros y Títulos.

b) Títulos de formación profesional del sistema educativo español.

c) Estudios profesionales expedidos por los órganos competentes de otras Administraciones Públicas.

d) Certificados de profesionalidad regulados por el Real Decreto 34/2008, de 18 de enero, por el que se regulan los certificados de profesionalidad.

e) Títulos o niveles acreditados de conocimiento de idiomas extranjeros y lenguas cooficiales españolas, de acuerdo con lo establecido en esta orden.

f) Titulaciones o estudios realizados dentro del sistema de enseñanza de las Fuerzas Armadas.

g) Otros títulos universitarios no contemplados en el párrafo a).

En el caso de los apartados c), f) y g), sólo podrán ser anotados tras la oportuna declaración de interés para la Guardia Civil.

Artículo 3. Definiciones.

A los efectos previstos en esta orden se establecen las siguientes definiciones:

a) Fichero «Expedientes Académicos»: fichero creado bajo esta identificación en la Orden INT/1202/2011, de 4 de mayo, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio del Interior.

b) Anotación: registro de las calificaciones, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados en el expediente académico de un guardia civil de acuerdo con lo establecido en esta orden.

c) Pre-anotación telemática: grabación de los títulos obtenidos y estudios realizados por el interesado en el expediente académico, mediante la que se solicita la anotación en el mismo en los casos previstos en esta orden y cuya anotación requerirá de la validación posterior por parte de la Jefatura de Enseñanza.

d) Actividad formativa: acción formal en la que se imparta cualquier tipo de formación en la modalidad que se determine.

e) Calificaciones académicas: son las calificaciones obtenidas en una actividad formativa, diferenciándose la calificación final de la misma de aquellas que particularicen las obtenidas en módulos, materias o asignaturas que la componen.

f) Certificaciones y acreditaciones de títulos y estudios obtenidos en el ámbito de la Guardia Civil: documentos que acreditan la superación o asistencia a determinadas actividades formativas.

g) Estudios profesionales expedidos por los órganos competentes de otras administraciones públicas: son aquellos estudios que contribuyen a completar o mejorar la formación del guardia civil, permitiendo un desempeño más eficaz de sus cometidos profesionales.

h) Administraciones Públicas: aquellas así consideradas en el artículo 2.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

i) Título o diploma en el ámbito de la Guardia Civil: documento que acredita la superación de determinadas actividades formativas que cuenten con plan de estudios y constituye, en su caso, el testimonio o instrumento que proporciona una aptitud.

j) Certificado: Documento que acredita la superación o la asistencia a determinados cursos, seminarios o jornadas.

k) Aptitud: cualidad individual que se obtiene tras la superación de una actividad formativa y que podrá tener en el ámbito de Guardia Civil una limitación temporal, en su caso, condicionada a los correspondientes procesos de mantenimiento y renovación.

l) Títulos universitarios de carácter oficial: aquellos títulos obtenidos en las distintas enseñanzas universitarias oficiales, con validez en todo el territorio nacional y que se encuentran inscritos, a tal fin, en el Registro de Universidades, Centros y Títulos.

m) Declaración de interés: es el acto administrativo mediante el cual la Junta de Valoración de Actividades Formativas incluye una actividad formativa que no haya sido realizada en la estructura docente de la Guardia Civil, ni organizada o promovida por la misma, en el Registro de Actividades Formativas de Interés para la Guardia Civil.

n) Actividades organizadas o promovidas por la Guardia Civil: toda actividad formativa, cuya participación de personal del Cuerpo en la misma viniera derivada de la colaboración o el acuerdo entre las autoridades competentes en materia de enseñanza en la Guardia Civil con otras instituciones públicas o privadas.

CAPÍTULO II

CAPÍTULO II

Descripción y gestión del expediente académico

Artículo 4. Descripción y modelo del expediente académico.

El expediente académico es el documento objetivo de uso confidencial en el que, de acuerdo con el modelo que se establece en el anexo de esta orden, se recogen las calificaciones, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios relativos a cada guardia civil en el ámbito temporal a que se refiere el artículo 2.

Artículo 5. Finalidad y efectos del expediente académico.

La finalidad del expediente académico es disponer, en forma ordenada y completa, de la información a que se refiere el artículo anterior, como parte del historial profesional individual de cada guardia civil, y su utilización surtirá únicamente los efectos previstos en las normas y demás disposiciones que regulan los distintos procesos de gestión de personal de la Guardia Civil, asegurando su uso confidencial. Entre estos procesos se encuentran, en todo caso, los siguientes:

a) Los destinados a formar parte del historial profesional del personal de la Guardia Civil.

b) Las evaluaciones para determinar la aptitud para el ascenso al empleo superior.

c) Las evaluaciones o los procesos selectivos para la determinación de asistentes a actividades formativas de la enseñanza de perfeccionamiento y de altos estudios profesionales.

d) La asignación de determinados destinos.

e) Los procesos selectivos de ingreso a la enseñanza de formación por promoción profesional.

f) Los destinados a formar parte de los expedientes administrativos en que así esté previsto o sea requerido para su incorporación a la instrucción.

g) Los destinados a aportar la información requerida a solicitud de las autoridades competentes, tanto judiciales, como civiles y militares, teniendo en cuenta en todo caso las limitaciones y la confidencialidad de su uso, contempladas en el artículo 53 de la Ley 29/2014, de 28 de noviembre, de Régimen del Personal de la Guardia Civil.

h) Los destinados a informar sobre cualquier otro proceso de gestión de personal que requiera el conocimiento de datos, y la autoridad responsable de su custodia lo autorice expresamente, de acuerdo con la normativa vigente.

Artículo 6. Estructura, características y contenido del expediente académico.

1. El expediente académico de cada guardia civil estará integrado por los siguientes registros:

a) Registro n. º 1. Ficha de datos personales.

Contiene los datos necesarios para la identificación personal, profesional y militar del titular del expediente académico, además del nivel académico del sistema educativo español.

b) Registro n. º 2. Enseñanza de formación.

Incluye los estudios de la enseñanza de formación de la Guardia Civil realizados en los distintos centros docentes.

c) Registro n. º 3. Enseñanza de perfeccionamiento.

Incluye los títulos obtenidos y estudios realizados considerados de perfeccionamiento divididos en cursos de capacitación, actividades formativas de especialización y de formación continua.

d) Registro n. º 4. Enseñanza de altos estudios profesionales.

Recoge los títulos obtenidos y estudios realizados considerados de altos estudios profesionales en la Guardia Civil.

e) Registro n. º 5. Estudios en el extranjero.

Recoge los títulos obtenidos y estudios realizados en el ámbito de las enseñanzas de perfeccionamiento y de altos estudios profesionales realizados en otros países.

f) Registro n. º 6. Enseñanzas del sistema educativo español.

Recoge los títulos obtenidos y estudios realizados en el sistema educativo español y en aquellos centros en los que se impartan estudios declarados equivalentes u homologados por el Departamento competente, circunstancia que se reflejará específicamente en el registro. En cuanto a las enseñanzas universitarias, sólo se anotarán los títulos universitarios de carácter oficial recogidos en el Registro de Universidades, Centros y Títulos, así como aquéllos no oficiales que sean declarados de interés.

g) Registro n. º 7. Estudios profesionales.

Recoge los títulos y estudios impartidos por los órganos competentes de las Administraciones Públicas, así como los certificados de profesionalidad.

h) Registro n. º 8. Idiomas.

Incluye los títulos y niveles de conocimiento acreditados en los distintos idiomas extranjeros considerados de interés en la Orden PRE/2900/2011, de 25 de octubre, por la que se regulan los procedimientos para evaluar la competencia lingüística en los idiomas extranjeros considerados de interés para la Guardia Civil, tanto por el Ministerio de Defensa o la Guardia Civil, como por Escuelas Oficiales de Idiomas y de lenguas cooficiales españolas, por otros organismos oficiales con competencia en esta materia. Asimismo, incluye los títulos y niveles de conocimiento acreditados en otros idiomas extranjeros declarados de interés por la Junta de Valoración de Actividades Formativas.

i) Registro n. º 9. Titulaciones o estudios del sistema de enseñanza de las Fuerzas Armadas.

Recoge los títulos obtenidos y estudios realizados, en su caso, en el sistema de enseñanza de las Fuerzas Armadas no incluidos en alguno de los registros anteriores.

j) Registro n. º 10. Otras titulaciones o estudios.

Incluye las actividades formativas realizadas por los guardias civiles que no estuvieran contenidas en algún otro registro.

2. El contenido específico y la estructura de cada uno de los registros se ajustará a lo establecido en el anexo.

Artículo 7. Anotación en el expediente académico.

Serán objeto de anotación en el expediente académico, en el registro que les corresponda:

a) Cuantas actividades formativas se cursen en el sistema de enseñanza de la Guardia Civil, así como otras organizadas o promovidas por la misma, incluyendo las pertinentes calificaciones académicas, en su caso.

b) Títulos o estudios oficiales del sistema educativo español que el interesado acredite por el procedimiento establecido en esta orden, incluyendo los declarados equivalentes u homologados por el Departamento competente, así como los correspondientes certificados de profesionalidad.

c) Títulos y niveles de conocimiento acreditados en idiomas extranjeros considerados de interés para la Guardia Civil por el Ministerio de Defensa o la Guardia Civil, o por Escuelas Oficiales de Idiomas y de lenguas cooficiales españolas, por otros organismos oficiales con competencia en esta materia.

La anotación del resto de idiomas extranjeros requerirá de la correspondiente declaración de interés por la Junta de Valoración de Actividades Formativas de Interés, con los únicos efectos de inscripción y, en su caso, valoración en el Registro de Actividades Formativas de Interés.

d) Títulos o certificados de estudios profesionales expedidos por los órganos competentes de las Administraciones Públicas que hayan sido declarados de interés por la Junta de Valoración de Actividades Formativas.

e) Cuantos otros hayan sido declarados de interés por la Junta de Valoración de Actividades Formativas.

Artículo 8. Protección de datos y medidas de seguridad.

1. El tratamiento de los datos derivado de la elaboración, gestión, custodia y utilización del expediente académico se adecuará a cuanto se dispone en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, particularmente en lo que se refiere a la seguridad, a los principios del tratamiento y a los derechos del afectado.

2. El expediente académico será de uso confidencial y los procesos de elaboración y gestión estarán presididos por la necesaria reserva, de forma que no tenga acceso a su contenido quien no esté autorizado para ello.

Artículo 9. Acceso al contenido de los expedientes académicos.

1. Sólo accederán al contenido de los expedientes académicos:

a) El personal encargado de su elaboración, custodia y tratamiento.

b) Quienes deban intervenir en los procesos selectivos, de asignación de destinos o aquéllos otros procesos de gestión de personal que se determinen, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5; así como en la instrucción y tramitación de los expedientes administrativos en que haya de surtir efectos el contenido de los expedientes académicos del personal afectado en aquellos procesos o expedientes.

c) El personal que constituya los diferentes órganos de evaluación, sobre la documentación correspondiente al personal evaluado.

d) Las autoridades competentes a que se refiere el párrafo g) del artículo 5, cuando su requerimiento derive de lo dispuesto en una norma con rango de ley.

2. En cualquier caso, estará a disposición de todo guardia civil el contenido completo y actualizado de su expediente académico, a través de la correspondiente herramienta informática corporativa de consulta y gestión profesional, sin perjuicio de la obtención, cuando sea preciso, de las certificaciones a que se refiere el artículo siguiente.

Artículo 10. Elaboración, custodia y tratamiento.

1. La elaboración, custodia y tratamiento documental e informático del expediente académico a que se refiere esta orden corresponderá a la Jefatura de Enseñanza de la Guardia Civil, la cual ostentará la condición de responsable del tratamiento, a los efectos previstos en la normativa vigente de protección de datos de carácter personal. Asimismo, será la encargada de emitir las certificaciones previstas sobre los datos obrantes en los expedientes académicos.