Aprobado por el Consejo de Gobierno de esta Universidad en sesión de fecha 27 de junio de 2017, este Rectorado ha resuelto ordenar la publicación del Reglamento de Administración Electrónica de la UNED, en el Boletín Oficial del Estado, quedando redactado conforme figura en el anexo.

Madrid, 28 de junio de 2017.–El Rector, Alejandro Tiana Ferrer.

ANEXO

Reglamento de Administración Electrónica de la UNED

Preámbulo

El progresivo acceso a las Tecnologías de la información y las Comunicaciones (TIC) de los ciudadanos ha supuesto en los últimos años una auténtica revolución digital de forma que las universidades, por tanto la UNED, han debido adaptarse a esta nueva realidad en la gestión del servicio público que prestan.

Por su parte, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, supone una apuesta inequívoca y decidida por la administración digital, puesto que integra en su articulado previsiones que comportan la generalización de la administración íntegramente electrónica.

La UNED, por su propia singularidad de universidad a distancia, tiene consolidado un modelo educativo y de gestión en el que se viene relacionando de forma pionera tanto con sus estudiantes como con su personal por medios electrónicos. Este modelo se ha reforzado en los últimos años mediante algunas decisiones estratégicas –algunas internas– que han intentado consolidar la posición de la Universidad anticipándose al futuro de la administración electrónica.

Así, con fecha 29 de febrero de 2012, se aprobaron las Instrucciones de la Gerencia de la UNED para regular el régimen de las comunicaciones internas con el objetivo de, por un lado, anticipar, en la medida de lo posible, la implantación de las previsiones y mandatos legales en materia de administración electrónica y, por otro, promover la cultura de la administración electrónica y el simultáneo abandono de la gestión soportada en papel.

Por otro lado, la UNED suscribió en julio de 2013 un convenio de colaboración con el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas para el uso común de soluciones de Administración Electrónica, que le ha permitido participar en el proceso colaborativo de la construcción de la estrategia impulsada desde la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, incorporando un conjunto de servicios compartidos de los que se beneficia nuestra Universidad, accediendo a un uso común de herramientas de administración electrónica. Como consecuencia de ello, el 31 de mayo de 2016 ha entrado en funcionamiento la aplicación GEISER, Gestión Integrada de Servicios de Registro, lo que ha supuesto un hito para lograr una universidad digital y sin papel.

En atención a lo señalado, y una vez que ha entrado en vigor la precitada Ley 39/2015, se considera necesario aprobar el presente Reglamento de Administración Electrónica de la UNED, con el objetivo principal de alcanzar la gestión digital, bajo los principios de legalidad, eficacia, eficiencia, orientación al usuario, innovación, transparencia y publicidad.

TÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. Este Reglamento tiene por objeto regular el uso de medios electrónicos en la actividad administrativa de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (en adelante UNED), así como las relaciones a través de medios electrónicos de la UNED con los ciudadanos, sus Centros Asociados y otras entidades públicas y privadas.

2. Sus disposiciones son de aplicación:

a) A todos los órganos y unidades administrativas de la UNED.

b) A los miembros de la comunidad universitaria (estudiantes, personal docente e investigador y personal de administración y servicios).

c) A las demás personas físicas y jurídicas que se relacionen con la UNED.

Artículo 2. Obligación de relacionarse electrónicamente con la UNED.

1. Deberán relacionarse por medios electrónicos con la UNED, además de los sujetos obligados por la normativa estatal aplicable, los siguientes colectivos:

a) Los estudiantes matriculados en la Universidad en cualquiera de los estudios ofertados, con excepción de los estudiantes internos en centros penitenciarios y aquellos otros que se determinen reglamentariamente.

b) El personal docente e investigador y el personal de administración y servicios para los trámites y actuaciones que realicen con la Universidad por razón de su condición de empleado público.

2. Por acuerdo del Consejo de Gobierno podrá establecerse la obligatoriedad de relacionarse por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas adicionales a los anteriores que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

TÍTULO II

Sede Electrónica

Artículo 3. Sede Electrónica.

1. La Sede Electrónica de la UNED es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de las redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a la UNED en el pleno ejercicio de sus competencias.

2. La dirección electrónica de referencia de la Sede Electrónica es https://sede.uned.es.

3. A la Sede Electrónica de la UNED se accede también desde el portal de internet de la Universidad, que se encuentra en la dirección electrónica http://www.uned.es/.

Artículo 4. Principios que rigen la Sede Electrónica de la UNED.

1. La Sede Electrónica de la UNED está sujeta a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.

2. El establecimiento de la Sede Electrónica de la UNED garantiza la confidencialidad en las comunicaciones que puedan afectar a la seguridad pública, al honor, la intimidad y seguridad de las personas, de acuerdo con la legislación aplicable en materia de archivos, bases de datos públicos y protección de datos personales.

3. La Sede Electrónica de la UNED se rige por la normativa estatal aplicable, así como por lo dispuesto en el presente Reglamento y en cuantas otras disposiciones normativas que resulten de aplicación.

4. La publicación en la Sede Electrónica de informaciones, servicios y transacciones respetará los principios de accesibilidad y usabilidad de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

5. Se podrán crear una o varias sedes electrónicas derivadas de la Sede Electrónica de la UNED, que se regirán por los mismos principios y criterios de esta. Las sedes electrónicas derivadas o subsedes deberán resultar accesibles desde la dirección electrónica de la Sede principal, sin perjuicio de que sea posible el acceso electrónico directo.

Artículo 5. Contenido de la Sede Electrónica.

1. La Sede Electrónica de la UNED deberá contener como mínimo:

a) Identificación de la Sede, así como del órgano titular y de los responsables de la gestión y administración de sus contenidos.

b) Sistema de verificación del certificado de la Sede Electrónica de la Universidad.

c) Información necesaria para la correcta utilización de la Sede, entre la que se incluirá el mapa de la Sede Electrónica, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles.

d) Normativa reguladora general y universitaria, relativa a la tramitación electrónica de los procedimientos.

f) Enlace al boletín o diario oficial de la UNED.

f) Enlace al boletín o diario oficial de la UNED.

g) Enlace al formulario de quejas y sugerencias de la UNED.

h) Información relacionada con la protección de datos y privacidad de la UNED, incluyendo un enlace con la Sede Electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos.

i) Información sobre accesibilidad a los servicios por medios electrónicos.

j) Información general de los medios puestos a disposición de los ciudadanos para el acceso electrónico a los servicios públicos de la UNED, en particular sobre los sistemas de firma electrónica admitidos para relacionarse con ella a través de medios electrónicos, y sobre las condiciones generales de su utilización y los instrumentos necesarios para comprobar la validez de los documentos firmados mediante este procedimiento.

k) La relación de sellos electrónicos utilizados por la UNED en la actuación administrativa automatizada.

l) Un sistema para comprobar la autenticidad e integridad de los documentos emitidos originalmente en forma electrónica por la Universidad.

m) Fecha y hora oficiales por las que se rige la Sede Electrónica de la UNED.

n) La relación de días considerados inhábiles.

o) Servicios de ayuda y asesoramiento electrónico para la correcta utilización de la Sede Electrónica.

2. Desde la Sede Electrónica se podrá acceder mediante enlaces a otras informaciones o servicios que, por no reunir los requisitos necesarios, no forman parte de la misma y, consecuentemente, no están sujetos a las condiciones de la Sede Electrónica.

Artículo 6. Catálogo de procedimientos administrativos.

1. El catálogo de procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos estará situado de forma claramente visible en la página de la Sede Electrónica.

2. En cada procedimiento se podrá acceder a la información general relativa al mismo, que en todo caso deberá contener las instrucciones generales para la tramitación, el órgano competente, los efectos del silencio administrativo y los recursos que proceden contra la resolución y órgano ante el que hubieran de interponerse, con indicación de los plazos.

Artículo 7. Formulario de quejas y sugerencias de la UNED.

1. En la Sede Electrónica de la UNED se encuentra disponible el formulario para que cualquier ciudadano pueda presentar las quejas y sugerencias que estime oportunas relacionadas con el funcionamiento de la Universidad.

2. No se podrá utilizar este formulario, debiéndose utilizar los medios específicos establecidos al efecto, para la presentación de:

a) Las solicitudes de revisiones de exámenes presentadas por los estudiantes de la UNED.

b) Las quejas y reclamaciones presentadas ante el Defensor Universitario.

c) Las incidencias que se refieren a los servicios de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

d) Los recursos administrativos.

e) Las reclamaciones de responsabilidad patrimonial.

3. Todas las quejas y sugerencias que se planteen por este medio serán contestadas en un plazo máximo de veinte días.

4. Las quejas y sugerencias formuladas a través de este formulario no tendrán, en ningún caso, la calificación de recurso administrativo, ni su presentación interrumpirá los plazos establecidos en la normativa vigente. Tampoco condicionarán, en modo alguno, el ejercicio de las restantes acciones o derechos que, de conformidad con la normativa reguladora de cada procedimiento, puedan ejercer aquellos que se consideren interesados.

Artículo 8. Disponibilidad.

La Sede Electrónica estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles, o de aquellas otras producidas por causas no imputables a la UNED, que serán comunicadas a los usuarios con la antelación que sea posible en el portal de la UNED y en la misma Sede Electrónica.

Artículo 9. Gestión y administración.

1. El Secretario General de la UNED es el órgano responsable de la supervisión, de la gestión, disponibilidad y seguridad de la Sede Electrónica de la Universidad, así como de la coordinación y supervisión de la implantación de las medidas tecnológicas y administrativas que se señalan en la normativa estatal aplicable, en el presente Reglamento y en las resoluciones que se dicten en aplicación del mismo.

2. El Secretario General de la UNED garantizará la plena efectividad de las especificaciones recogidas en este Reglamento, adoptando para ello las medidas jurídicas y tecnológicas que sean necesarias. Asimismo, velará para que las medidas de carácter tecnológico y jurídico aseguren un estricto régimen de acceso a la información administrativa por parte de los interesados.

3. Las tareas de administración material y mantenimiento de la Sede Electrónica corresponden al órgano responsable de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la UNED.

4. Al Comité de seguridad de la información le corresponde aplicar, en el ámbito de la UNED, las previsiones contenidas en el Esquema Nacional de Seguridad y determinar la Política de Seguridad que se ha de emplear en la utilización de los medios electrónicos que permitan la adecuada protección de la información.

TÍTULO III

Sistemas de identificación y firma

Artículo 10. Identificación de la Sede.

1. La Sede Electrónica de la UNED se identificará a través de un certificado específico de dispositivo seguro o medio equivalente. El certificado de Sede Electrónica tendrá como finalidad exclusiva la identificación de la misma.

2. La seguridad de la Sede Electrónica se regirá por lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad.

3. La interoperabilidad de la Sede Electrónica se regirá por lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Artículo 11. Identificación y actuación administrativa automatizada de la Universidad.

1. La UNED utilizará, tanto para su identificación como para el ejercicio de su competencia en la actuación administrativa automatizada, un sello electrónico de Administración Pública basado en un certificado reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

2. La responsabilidad de la utilización del sello electrónico corresponde al Secretario General. Sus características técnicas generales pueden consultarse en la Sede Electrónica de la UNED. La verificación del certificado podrá realizarse a través del servicio VALIDE de la plataforma de validación de certificados de la Administración General del Estado, accesible desde la Sede Electrónica de la UNED.

3. El sello electrónico deberá ser utilizado para la identificación y autenticación de la UNED, en el ejercicio de su competencia en las siguientes actuaciones administrativas automatizadas:

a) Intercambio de información con otras Administraciones Públicas, corporaciones, entidades e instituciones públicas.

b) Procesos de sellado de documentos electrónicos, al objeto de facilitar su interoperabilidad, conservación y legibilidad.

c) Comunicaciones electrónicas con personas físicas y jurídicas.

d) Generación y emisión de certificados y documentos administrativos electrónicos.

e) Generación y emisión de copias electrónicas auténticas a partir de documentos electrónicos y de documentos en soporte no electrónicos.

f) Inscripciones, anotaciones registrales y archivo de documentos electrónicos registrales.

g) Generación y emisión de acuses de recibo, incluyendo los generados por el registro electrónico.

h) Cambios de formato de documentos electrónicos y posibles refirmas o resellado de documentos.

i) Firma de boletines o diarios oficiales.

4. Los órganos competentes en relación con las actuaciones administrativas automatizadas del apartado anterior serán los siguientes:

a) El órgano responsable de las tecnologías de la información y comunicación de la UNED para el diseño informático, programación, mantenimiento, supervisión, control de la calidad, auditoría del sistema de información y su código fuente.

b) La unidad funcional responsable del acto administrativo para la definición de las especificaciones del sistema de información así como para la impugnación de las actuaciones administrativas automatizadas.

5. Asimismo, en el desarrollo de estas actuaciones automatizadas, la UNED podrá utilizar sistemas de código seguro de verificación, en los términos y condiciones establecidos en la normativa reguladora de esta materia, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la Sede Electrónica.

Artículo 12. Identificación y firma electrónica del personal de la UNED.

1. El personal al servicio de la UNED en el ejercicio de sus funciones utilizará como medio de identificación y firma el certificado de empleado público proporcionado por la UNED o el sistema de firma que se considere válido en cada momento.

2. El personal al servicio de la UNED en los trámites y actuaciones que realice con la Universidad por razón de su condición de empleado público podrá utilizar, además del certificado de empleado público, los sistemas de identificación y firma válidos.