El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o Diario Oficial correspondiente.

Mediante Orden ECD/2063/2002, de 1 de agosto, se regularon los ficheros automatizados con datos de carácter personal del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y sus organismos autónomos.

Mediante Real Decreto 553/2004, de 17 de abril, por el que se reestructuraban los departamentos ministeriales, se creó el Ministerio de Cultura. Actualmente, el Real Decreto 1132/2008, de 4 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, determina los órganos directivos del Departamento hasta el nivel de Subdirección General, así como la atribución de sus respectivas competencias, todo ello en desarrollo de lo establecido en el Real Decreto 438/2008, de 14 de abril, por el que se aprobó la estructura orgánica básica de los Departamentos ministeriales.

En consecuencia, teniendo en cuenta la actividad desarrollada por el Ministerio de Cultura desde su creación resulta preciso adecuar la regulación legal de los ficheros de datos de carácter personal, y recoger los ficheros de datos de carácter personal existentes en el departamento y sus Organismos Públicos. Tales aspectos constituyen el objeto de la presente orden.

En su virtud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, previo informe de la Agencia de Protección de Datos, dispongo:

Artículo 1. Ámbito de aplicación.

Los ficheros que contienen datos de carácter personal existentes en el Ministerio de Cultura, así como en los Organismos Públicos adscritos al mismo, son los que se relacionan a continuación de la presente orden, ordenado por centros directivos, y conteniendo, dentro de cada uno de dichos centros directivos:

a) Un anexo I, Relación de ficheros con datos de carácter personal, con el detalle del contenido de dichos ficheros.

b) Un anexo II, Relación de ficheros que quedan suprimidos con indicación del destino de los datos que contienen.

Artículo 2. Supresión de ficheros.

Quedan suprimidos los ficheros con datos de carácter personal que se incluyen en el anexo II de cada uno de los centros directivos dándoles el destino que se indica en el mismo, conforme a lo dispuesto en el artículo 20.3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

Artículo 3. Medidas de gestión y organización.

1. Los titulares de los centros directivos responsables de cada fichero adoptarán las medidas de gestión y organización que sean necesarias para asegurar la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos, así como las conducentes a hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, y en sus normas de desarrollo.

2. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3.n) de la Orden CUL/1071/2006, de 30 de marzo, por la que se regula la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Cultura, la gestión del inventario de ficheros de datos de carácter personal le corresponderá a la citada Comisión.

Artículo 4. Cesiones de datos.

Sin perjuicio de las cesiones de datos previstas en el contenido de cada fichero en el anexo I de cada uno de los centros directivos, los datos incluidos en los mismos podrán ser cedidos, en el ámbito del Ministerio de Cultura, cuando el órgano cedente y el cesionario ejerzan las mismas competencias. Los responsables de los ficheros advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden.

Artículo 5. Derechos de los afectados.

Los afectados de los ficheros pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación cuando ello proceda, ante el centro directivo que para cada fichero se concreta y en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y normas de desarrollo.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Quedan derogadas todas las disposiciones de igual o inferior rango en lo que se opongan a lo establecido en la presente orden, y en particular la Orden ECD/2063/2002, de 1 de agosto, por la que se regulan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y sus organismos autónomos, en lo que respecta a las funciones que corresponden al Ministerio de Cultura.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 22 de junio de 2009.–La Ministra de Cultura, Ángeles González-Sinde Reig.

DIRECCIÓN GENERAL DEL LIBRO, ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

(MINISTERIO DE CULTURA)

ANEXO I

DIRECCIÓN GENERAL DEL LIBRO, ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

Relación de Ficheros con datos de carácter personal (Sin incluir los ficheros que se suprimen)

Fichero: Promoción de las Letras Españolas.

Fichero: Subvenciones para la Promoción del Libro y Lectura.

Fichero: ISBN.

Fichero: Gestión General de Archivos Estatales.

Fichero: Guerra Civil y Franquismo.

Fichero: Personal de Archivos Estatales.

Fichero: Control de accesos a Archivos Estatales.

Fichero: Videovigilancia en Archivos Estatales.

Fichero: Coordinación bibliotecaria.

Fichero: «Pregunte: las bibliotecas responden».

Subdirección General de Promoción del Libro, la Lectura y las Letras Españolas

Fichero: Promoción de las Letras Españolas

A) Finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo: Promocionar y difundir las letras españolas, mediante la concesión de premios nacionales, gestión de actividades literarias y ferias.

A) Finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo: Promocionar y difundir las letras españolas, mediante la concesión de premios nacionales, gestión de actividades literarias y ferias.

B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Autores españoles contemporáneos.

C) Procedimiento de recogida de datos de datos de carácter personal: Declaración voluntaria del interesado o su representante.

D) Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: nombre y apellidos, NIF/DNI, dirección (postal/electrónica), teléfono (móvil/fijo) y firma. Datos bibliográficos y biográficos de autores españoles.

E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros: No se prevén cesiones o comunicaciones de datos.

F) Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

G) Servicios o Unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Promoción del Libro, Lectura y Letras Españolas. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Ministerio de Cultura. C/ Santiago Rusiñol n.º 8, 28040 Madrid.

H) Medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

I) Sistema de tratamiento utilizado: Automatizado/no automatizado.

Fichero: Subvenciones para la Promoción del Libro y la Lectura

Anexos

A) Finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo: Gestión de ayudas y subvenciones convocadas por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas:

Ayudas para el fomento de la edición de libros españoles para bibliotecas públicas.

Ayudas para el fomento de la traducción y edición entre lenguas oficiales españolas de obras de autores españoles.

Ayudas a Empresas e instituciones sin ánimo de lucro, editoras de revistas de cultura.

Promoción de la lectura y las letras españolas.

B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personas físicas beneficiarias de dichas ayudas y subvenciones promovidas por la Subdirección General de Promoción del Libro, la Lectura y las Letras Españolas.

C) Procedimiento de recogida de datos de datos de carácter personal: Declaración voluntaria del interesado o su representante a través de formularios de solicitud.

D) Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: nombre y apellidos, NIF/DNI, dirección (postal/electrónica), teléfono (móvil/fijo) y firma.

E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros: Administración Tributaria. Bancos o entidades financieras.

F) Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

G) Servicios o Unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Promoción del Libro, Lectura y Letras Españolas. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Ministerio de Cultura. C/ Santiago Rusiñol n.º 8, 28040 Madrid.

H) Medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

I) Sistema de tratamiento utilizado: Automatizado/no automatizado.

Fichero: ISBN

Anexos

A) Finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo: Gestión de las solicitudes de alta en la Agencia Española del ISBN.

B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personas físicas que solicitan el alta en la Agencia Española del ISBN (editores, autores responsables de la edición de sus propias obras).

C) Procedimiento de recogida de datos de datos de carácter personal: Declaración voluntaria del interesado o su representante a través de formularios de solicitud.

D) Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: nombre y apellidos, NIF/DNI, dirección (postal/electrónica), teléfono (móvil/fijo) y firma. Datos biográficos.

E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros: Agencia Internacional del ISBN.

F) Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

G) Servicios o Unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Promoción del Libro, Lectura y Letras Españolas. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Ministerio de Cultura. C/ Santiago Rusiñol n.º 8, 28040 Madrid.

H) Medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

I) Sistema de tratamiento utilizado: Automatizado/no automatizado.

Subdirección General de Archivos Estatales

Fichero: Gestión General de Archivos Estatales

Anexos

A) Finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo: Registro y control de las personas que acceden a los fondos de los Archivos Estatales, según relación adjunta (**), del Archivo Central del Ministerio de Cultura y del servicio de Reproducción de Documentos. Registro de usuarios del servicio Agenda del Portal de los Archivos (PARES)

B) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personas físicas que acceden a los fondos documentales de los Archivos Estatales (**), Archivo Central del Ministerio de Cultura.

Usuarios de los servicios de Reproducción de documentos y del servicio Agenda del Portal de Archivos (PARES).

C) Procedimiento de recogida de datos de datos de carácter personal: Declaración voluntaria del interesado o su representante a través de formularios.

D) Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo: Datos de carácter identificativo: nombre y apellidos, NIF/DNI, dirección (postal/electrónica), teléfono (móvil/fijo) y firma.

Temas de investigación. Historial de fondos consultados.

E) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros: No se prevén comunicaciones o cesiones de datos de carácter personal.

F) Órganos de las Administraciones responsables del fichero: Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

G) Servicios o Unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Archivos Estatales. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Ministerio de Cultura. Plaza del Rey n.º 1, 28004 Madrid.

H) Medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

I) Sistema de tratamiento utilizado: Automatizado/no automatizado.

Fichero: Guerra Civil y Franquismo

Anexos

A) Finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo: Finalidad:

El Real Decreto 1891/2004, de 10 de septiembre, crea una Comisión Interministerial para el estudio de la situación de las víctimas de la guerra civil y del franquismo con el fin de proponer las medidas legales, o de otro tipo, que resulten necesarias para ofrecer un adecuado reconocimiento y satisfacción moral a los que padecieron actuaciones represivas durante la guerra civil y el franquismo, y hasta la restauración de las libertades democráticas. Esta comisión tiene, entre otras, la función de extraer de la documentación disponible los datos personales de los afectados, con los que se elaborara una base de datos o fichero.

Recoger los nombres de las personas que estuvieron al servicio de la República en las Fuerzas del Orden Público o Cuerpo de Carabineros durante la Guerra Civil, y cuyos nombramientos aparecieron durante los años del conflicto en diferentes publicaciones oficiales.

Recoger datos de los desaparecidos, muertos e inútiles como consecuencia de la Guerra Civil Española.

El acceso a la información contenida en este fichero se adecuará a lo establecido en la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español (artículo 57).

Usos: Registros personalizados para consultas.